Verwerkingsverantwoordelijke

UmaVita is een platform van CreationsByAn, een eenmanszaak van An Truong, gevestigd aan de Namenstraat 9, 4871 AG Etten-Leur en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68882777. Voor de verwerking van persoonsgegevens is An Truong, handelend onder de handelsnaam CreationsByAn, de verwerkingsverantwoordelijke. Voor privacyvragen en AVG-verzoeken kun je contact opnemen via privacy@umavita.nl.

Welke gegevens verwerken we?

• Account- en inloggegevens, waaronder e-mailadres en een beveiligde password hash.
• Profielgegevens, recepten, afbeeldingen en favorieten die je zelf toevoegt.
• Je supermarktvoorkeur (welke supermarkten en in welke volgorde), om producten automatisch voor je te kiezen. Dit gebruiken we alleen daarvoor, niet voor statistieken. Wordt gewist als je je account verwijdert.
• Technische log-, sessie-, IP- en beveiligingsgegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en misbruik tegen te gaan.
• Wanneer je toestemming geeft voor statistieken: pagina-, apparaat-, browser-, referrer- en globale locatiegegevens en pseudonieme cookie-/sessiegegevens die Google Analytics nodig heeft om bezoek en gebruik van UmaVita te meten. We sturen geen accountgegevens, receptinhoud of authenticatietokens mee.
• Lokale abonnementsstatus en Mollie-referenties, betaalstatus en betaalhistorie, alleen voor zover een abonnement bestaat; UmaVita ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens. Betaalde abonnementen zijn op dit moment niet te koop.
• Wanneer je vanuit een externe app recepttekst overdraagt: de tekst en de gekozen broncategorie. Deze tijdelijke overdracht kan al worden ontvangen en opgeslagen voordat je inlogt; de tekst is dan nog niet aan een account gekoppeld.
• Wanneer een gedeeld recept wordt geclaimd of je AI-receptinvoer gebruikt: de gekozen recepttekst, foto, bij verbeteren ook de gegevens van het bestaande recept, het gegenereerde voorstel, waarschuwingen en provider/modelgegevens. Een eerder opgeslagen toestemmingsregistratie uit een oudere flowversie kan ook bewaard zijn. Als je een onafgemaakt recept bewerkt, kan de editor een herstelversie in lokale browseropslag bewaren. Dit maakt geen recept op je UmaVita-account aan. De foto blijft een privébron en wordt niet automatisch openbare receptmedia.
• Meting op accountniveau, zonder cookies: alleen bij registratie met e-mailadres de eerste campagnebron (alleen vooraf vastgestelde waarden voor `utm_source` en `utm_campaign` uit de link waarmee je kwam, geen volledige URL of verwijzende website; bij registratie met Google leggen we geen bron vast), de activiteitsweek (de kalenderweek waarin je voor het laatst actief was: je deed een verzoek terwijl je ingelogd was, of je sessie werd vernieuwd, ook als dat vanzelf gebeurt; we bewaren geen dag of tijdstip) en of je bezwaar hebt gemaakt tegen deze meting, met datum en tijdstip daarvan. Om te tellen of een account binnen 7 dagen na registratie een eigen recept toevoegde (activatie), gebruiken we de registratiedatum en de aanmaakdatum van recepten die we al van je hebben.
• Automatische sociale distributie (AI Social Autopilot) is op dit moment niet actief. We gebruiken je recepten, publicatiestatus of social-performancegegevens daarom niet voor automatische socialposts. Wat we verwerken als je zelf je eigen Instagram- of Facebook-account koppelt, staat onder ‘Eigen Instagram- of Facebook-account koppelen’.
• Makerinkomsten en makeruitbetalingen zijn op dit moment niet actief. Wanneer makeruitbetalingen worden geactiveerd: payoutcategorie, voor individuals versleutelde IBAN en tenaamstelling, en voor businesses payoutprovider-account-ID’s, payoutstatussen en capabilities. Mollie verwerkt voor business-onboarding de noodzakelijke identificatie-, bedrijfs- en bankgegevens. UmaVita vraagt of bewaart geen BSN.
• Wanneer je een recept privé deelt via een deellink: welk recept je deelt, wanneer de link is gemaakt, verloopt of is ingetrokken, en een onomkeerbare hash van de link (niet de link zelf). Wie de link opent, ziet de titel, het aantal personen, de ingrediënten, de bereidingsstappen, de deeldatum en, als je die hebt ingesteld, je openbare naam; nooit je voornaam, je e-mailadres of foto’s. We tellen niet hoe vaak een link wordt geopend. Om misbruik te beperken gebruiken we het IP-adres van wie de link opent kort als teller in onze beveiliging. Bewaart een ontvanger het recept, dan maken we een eigen privékopie (titel, aantal personen, ingrediënten en stappen, zonder foto, verhaal of tips) op diens account en leggen we vast van welk recept die kopie komt, zonder jouw naam of e-mailadres.
• Supportcommunicatie, moderatie- en beheerauditgegevens.

Eigen Instagram- of Facebook-account koppelen

Deze sectie geldt alleen voor makers die zelf hun eigen Instagram- of Facebook-account aan UmaVita koppelen.

Wat we opslaan: het account-id en de weergavenaam van het gekoppelde account (en het type account), de rechten die je hebt gegeven, een versleuteld toegangstoken, het moment van koppelen en verlopen en de status van de koppeling. Per publicatie die je zelf bevestigt, slaan we het bijschrift, een verwijzing naar de afbeelding, het kanaal, de status en het tijdstip op, met het moment en de versie van je bevestiging en een afdruk (hash) van wat je hebt bevestigd. We slaan geen wachtwoord van je Instagram- of Facebook-account op.

Waarom: om op jouw verzoek je eigen, openbare recepten op het account te plaatsen dat je zelf hebt gekoppeld, de status te tonen, misbruik te voorkomen en aan te kunnen tonen wat je hebt bevestigd. UmaVita plaatst niets uit zichzelf; elke publicatie bevestig je vooraf zelf (zie de makervoorwaarden). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou (artikel 6, lid 1, onder b AVG); voor het bewaren van het bewijs en misbruikpreventie ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).

Rolverdeling: voor de gegevens die UmaVita opslaat is UmaVita verwerkingsverantwoordelijke. Voor wat Meta daarna met het geplaatste bericht en je account doet, is Meta zelf verantwoordelijk volgens zijn eigen voorwaarden.

Ontkoppelen of de koppeling intrekken: dan stopt UmaVita direct met nieuwe publicaties en verwijderen we je toegangstoken. Wachtende publicaties worden geannuleerd; een publicatie die al naar Instagram of Facebook is verstuurd, kan nog verschijnen. Verwijder UmaVita ook in de instellingen van je Instagram- of Facebook-account, zodat Meta de toegang intrekt; dat doet UmaVita nu niet zelf bij Meta.

Account verwijderen: verwijder je je UmaVita-account, dan verwijderen we in dezelfde handeling je toegangstoken, de koppeling en de gegevens over je publicaties (bijschrift, afbeeldingsverwijzing, status en je bevestiging). Kopieën in back-ups kunnen daar nog maximaal 90 dagen voorkomen (zie Bewaartermijnen).

Bewaartermijnen: het toegangstoken verwijderen we direct bij ontkoppelen, intrekken of accountverwijdering. Het account-id en de weergavenaam van een ontkoppelde of ingetrokken koppeling verwijderen we binnen enkele dagen na het ontkoppelen. De gegevens over je publicaties (bijschrift, afbeeldingsverwijzing, status en je bevestiging) bewaren we zolang je UmaVita-account bestaat, tenzij je account wordt verwijderd of Meta een verwijderverzoek voor je koppeling doorgeeft; dan verwijderen we ze direct.

Verwijderen via Meta: verwijder je UmaVita in de instellingen van Instagram of Facebook, dan ontvangen we een verwijderverzoek van Meta. Vinden we daarbij een koppeling, dan verwijderen we direct het token, de koppelingsgegevens en alle gegevens over publicaties via die koppeling (hard delete). We bewaren alleen een minimaal verwijderrecord: een willekeurige bevestigingscode, het soort verzoek, de loginmethode, het aantal verwijderde koppelingen en de tijdstippen. Dat record bevat geen Meta-id en geen gegevens waaraan we je kunnen herkennen; het dient als bewijs richting Meta en voor de statuspagina. We bewaren het ongeveer 90 dagen. Op de pagina ‘Status van je verwijderverzoek’ zie je met je bevestigingscode de status.

Verwijdering aanvragen zonder Meta: mail ons via privacy@umavita.nl of ontkoppel zelf in je dashboard onder Socialmedia-accounts.

Berichten die al zijn geplaatst: posts die al op Instagram of Facebook staan, blijven daar staan, op het account van de maker. Je beheert en verwijdert ze zelf bij Meta; UmaVita verwijdert ze niet. Ontkoppelen of intrekken stopt alleen toekomstige publicaties en wist het token.

Ontvangers en doorgifte: Meta (Instagram en Facebook) ontvangt het bericht, de afbeelding, de link en de publicatiereferentie die op jouw account worden geplaatst, en verwerkt die volgens zijn eigen voorwaarden. Meta bepaalt zelf waar en op welke grondslag het die gegevens verwerkt, volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.

Doelen en grondslagen

We verwerken gegevens voor accountbeheer, authenticatie, het bewaren en publiceren van recepten, support en beveiliging. Zodra betaalde abonnementen of makeruitbetalingen worden geopend, werken we deze verklaring bij en melden we dat vooraf. Voor een externe handoff bewaren we gedeelde recepttekst tijdelijk, zodat de beoogde gebruiker die na inloggen kan claimen. Na het claimen verwerken we de gedeelde tekst automatisch met onze RecipeAi-functie en de daarvoor ingestelde AI-dienst om een bewerkbaar receptvoorstel te maken. We tonen dat voorstel in de recepteditor; we maken daarmee niet automatisch een recept op je UmaVita-account aan en publiceren het niet automatisch. Tijdens het bewerken kan de editor een herstelversie lokaal in je browser bewaren. De gebruikte AI-dienst ontvangt de tekst die nodig is om het voorstel te maken. Met afzonderlijke toestemming kunnen we Google Analytics gebruiken om bezoekstatistieken en gebruik van de website te meten. De toepasselijke grondslag en privacyinformatie voor tijdelijke handoffopslag en RecipeAi-verwerking moeten vóór publieke vrijgave worden bevestigd. De grondslag is doorgaans uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform. Toestemming gebruiken we alleen waar een verwerking werkelijk optioneel is.

Privé delen: deellinks, de getoonde naam en het bewaren van een kopie verwerken we om de deelfunctie te leveren die jij of de ontvanger gebruikt (uitvoering van de overeenkomst). Het tijdelijk gebruiken van IP-adressen om misbruik van deellinks te beperken, baseren we op ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform. Wie een deellink ontvangt, krijgt toegang tot het recept omdat jij die link deelt; stuur hem alleen naar mensen die het recept mogen zien.

E-mail: je e-mailadres gebruiken we om je account te bevestigen en te beveiligen, bijvoorbeeld voor de verificatiemail en voor het herstellen van je wachtwoord. Als maker of bij moderatie sturen we je daarnaast onder meer een welkomstmail en mails wanneer je voorwaarden zijn geaccepteerd, content is verwijderd, je een waarschuwing krijgt of je account wordt beperkt of hersteld (uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform). We sturen deze mails alleen om de dienst te leveren; ze bevatten geen reclame. Financiële en fiscale administratie bewaren we op grond van een wettelijke verplichting (zie Bewaartermijnen).

Meting op accountniveau: we leggen per account de eerste campagnebron en de activiteitsweek (de kalenderweek waarin je voor het laatst actief was) vast om in samengevoegde weekcijfers te zien via welke campagnes mensen UmaVita vinden en of zij het blijven gebruiken. De campagnebron leggen we alleen vast als je je registreert met een e-mailadres, niet bij registratie met Google. Daarnaast tellen we hoeveel nieuwe accounts binnen 7 dagen na registratie een eigen recept toevoegen (activatie). Daarvoor gebruiken we de registratiedatum en de aanmaakdatum van recepten; we tonen alleen totalen. We gebruiken dit alleen om UmaVita te verbeteren, niet voor advertenties of om je een profiel toe te kennen. In overzichten tonen we geen account-ID’s of e-mailadressen en voegen we kleine groepen (minder dan vijf accounts) samen of laten we ze weg. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de dienst; deze meting gebruikt geen cookies en staat los van je keuze voor Google Analytics. Je kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@umavita.nl. Daarna wissen we de campagnebron en de activiteitsweek van je account, leggen we die niet meer vast en tel je niet meer mee in de overzichten. Van je bezwaar bewaren we in je account alleen dát en wanneer je bezwaar hebt gemaakt (geen reden of bericht), zodat de meting niet per ongeluk weer voor je aangaat. Dat bewaren we tot je account wordt verwijderd.

Ontvangers en doorgifte

Google Analytics wordt geleverd door Google Ireland Limited en kan gegevens verwerken volgens de actuele voorwaarden en privacy-instellingen van Google. Mollie verwerkt abonnement- en klantbetalingen en kan voor business-makerpayouts de noodzakelijke Marketplace/Connect-onboarding-, identificatie-, bedrijfs- en bankgegevens verwerken. De tijdelijke handofftekst wordt verwerkt door de hosting-/Redis-infrastructuur die UmaVita voor deze opslag inzet. De huidige AI-provider is OpenAI. Bij AI-receptinvoer ontvangt deze provider de gekozen tekst of foto en bij verbeteren ook de gegevens van het bestaande recept, plus het verzoek om een receptvoorstel te maken. De RecipeAi-aanvraag gebruikt `store:false` voor de Responses API; dit schakelt op zichzelf geen Zero Data Retention (ZDR) in. In de standaardinstelling kunnen OpenAI-abuse-monitoringlogs prompts en antwoorden maximaal 30 dagen bevatten. Of voor het UmaVita-project andere organisatie-/projectretentiecontroles, ZDR/Modified Abuse Monitoring, regio-instellingen of aanvullende DPA-afspraken gelden, moet vóór productie extern worden gecontroleerd. OpenAI kan gegevens volgens zijn toepasselijke voorwaarden en privacy-/misbruikbeleid bewaren of buiten de EER verwerken; controleer vóór productie de actuele verwerkersovereenkomst, retentie, regio, doorgiftemechanismen en providerconfiguratie. Zolang automatische sociale distributie niet actief is, ontvangt OpenAI via UmaVita geen gegevens voor socialposts. Meta (Instagram/Facebook) ontvangt alleen gegevens voor socialposts die een maker zelf op het eigen gekoppelde account laat plaatsen; zie ‘Eigen Instagram- of Facebook-account koppelen’. Voor het versturen van e-mail, onder meer de verificatiemail, de mail om je wachtwoord te herstellen en maker- en moderatiemails, gebruiken we Brevo, een e-maildienst uit Frankrijk. Brevo verwerkt je e-mailadres en de inhoud van de mail in onze opdracht op basis van een verwerkersovereenkomst. Verwerkt Brevo of een subverwerker gegevens buiten de EER, dan gebeurt dat op basis van de doorgiftemechanismen uit die overeenkomst, zoals EU-modelcontractbepalingen. Individual-bankgegevens blijven versleuteld binnen de UmaVita-administratie voor handmatige bankoverschrijvingen. Daarnaast kunnen hosting-, opslag- en monitoringproviders gegevens verwerken voor zover de gekozen productieomgeving dat vereist. We delen niet meer gegevens dan nodig is voor het betreffende doel.

Bewaartermijnen

Account-, profiel- en receptgegevens worden bewaard zolang het account bestaat of zolang de gebruiker de betreffende content bewaart. Na een verwijderverzoek verwijderen we deze gegevens in beginsel binnen 30 dagen uit onze actieve systemen, tenzij een wettelijke verplichting of lopend onderzoek een langere bewaartermijn vereist.

Tekst die via Web Share Target wordt ontvangen, staat tijdelijk in sessionStorage van dezelfde browsertab. Zij wordt twintig minuten na ontvangst ongeldig; een app-timer verwijdert haar zolang de browser-runtime actief is en de app controleert de termijn opnieuw wanneer zij wordt hervat. Stopt de browser-runtime eerder, dan kan de kopie in die tab blijven staan tot hervatting of het sluiten van de tab. Bij het openen van de ontvangstpagina maakt de app automatisch de Redis-handoff aan en opent daarna de claimroute; er is geen aparte Doorgaan-actie. Een geslaagde claim verwijdert de lokale kopie eerder. De Redis-handoff bevat de tekst maximaal twintig minuten vanaf het aanmaken daarvan. Na een geslaagde AI-import wordt verwijdering van de actieve handoff geprobeerd; annuleren verwijdert deze ook. Als claim, import of verwijdering niet lukt, verloopt de tekst uiterlijk bij de vaste TTL. De bewaartermijn van eventuele Redis-back-upkopieën moet vóór publieke vrijgave worden bevestigd.

Een RecipeAi-importrecord krijgt een vervaltijd van 24 uur. De app maakt verlopen, niet-toegepaste records beschikbaar voor opruiming; een toegepast voorstel kan als herkomstinformatie aan het recept gekoppeld blijven. De actieve uitvoering en termijn van die opruiming moeten vóór productie worden gecontroleerd. De AI-provider kan daarnaast eigen retentie toepassen; zie Ontvangers en doorgifte.

Een onafgemaakt recept kan automatisch als herstelversie in lokale browseropslag worden bewaard. Deze kopie heeft geen automatische vervaltijd. De app wist haar wanneer de volledige opslagflow succesvol is afgerond; je kunt haar ook wissen via de herstelmelding in de editor of door browsergegevens te verwijderen.

Meting op accountniveau: de campagnebron van je account wissen of anonimiseren we uiterlijk 12 maanden na je registratie. De activiteitsweek bewaren we tot je account wordt verwijderd. Maak je bezwaar, dan wissen we de bron en de activiteitsweek meteen en bewaren we in je account alleen dát en wanneer je bezwaar hebt gemaakt, tot je account wordt verwijderd. Je e-mail met het bezwaar zelf valt onder de bewaartermijn voor supportvragen hieronder. De registratiedatum en de datums van je recepten die we voor activatie gebruiken, bewaren we net als de rest van je account- en receptgegevens.

Gegevens die in onze beveiligde, roterende back-ups zijn opgenomen, kunnen daar nog maximaal 90 dagen voorkomen. We hebben nog niet vastgesteld of tijdelijke recept-handofftekst in Redis-back-ups wordt opgenomen en welke termijn daarvoor geldt; dit wordt vóór publieke vrijgave bevestigd. Back-ups worden uitsluitend gebruikt voor technisch herstel en niet om verwijderde content opnieuw beschikbaar te maken.

Financiële en fiscale administratie bewaren we gedurende zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar, voor zover dit noodzakelijk is om aan wettelijke administratie- en belastingverplichtingen te voldoen.

Gegevens die nodig zijn om overeenkomsten, toestemmingen, verzoeken, klachten of juridische beslissingen aan te tonen, bewaren we in beginsel tot vijf jaar na beëindiging of definitieve afhandeling. Bij een lopend geschil of onderzoek kan deze termijn worden verlengd zolang dat noodzakelijk is.

Reguliere supportvragen bewaren we maximaal twee jaar na afhandeling. Meldingen en moderatiedossiers bewaren we in beginsel maximaal drie jaar. Wanneer informatie nodig is voor fraudeonderzoek, herhaald misbruik of een juridisch geschil, kan een termijn van maximaal vijf jaar gelden.

Privé deellinks: een link werkt maximaal 30 dagen en stopt direct als je hem intrekt, een nieuwe maakt, het recept archiveert of verwijdert. De gegevens over de link (zonder de link zelf) bewaren we zolang het recept bestaat; verwijder je het recept of je account, dan verwijderen we ze. Een kopie die een ontvanger heeft bewaard, hoort bij diens account en blijft bestaan als jij de link intrekt of je recept verwijdert; de verwijzing naar jouw recept vervalt dan. De link staat tijdelijk in de sessionStorage van de browsertab van de ontvanger, zodat die na inloggen kan bewaren; die kopie vervalt na een uur of bij het sluiten van de tab. Webadressen met een deellink maskeren we in onze serverlogs en foutmeldingen.

Eigen Instagram- of Facebook-account (makers): het toegangstoken wordt bij ontkoppelen, intrekken of accountverwijdering direct verwijderd; account-id en weergavenaam van een ontkoppelde koppeling binnen enkele dagen na het ontkoppelen; gegevens over publicaties zolang je account bestaat en direct bij accountverwijdering of een Meta-verwijderverzoek; het minimale verwijderrecord na een Meta-verwijderverzoek ongeveer 90 dagen. Zie ‘Eigen Instagram- of Facebook-account koppelen’.

Gewone technische logs bewaren we in beginsel maximaal 30 dagen. Beveiligings-, authenticatie- en toegangslogs kunnen maximaal zes maanden worden bewaard om misbruik en beveiligingsincidenten te onderzoeken.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht en bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Neem contact op via privacy@umavita.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Minderjarigen en beveiliging

Voor een account moet een gebruiker ten minste 16 jaar zijn. UmaVita gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen zonder beveiligingsdetails openbaar te maken.